Как вести учет на небольшом торговом или любом другом непроизводственном предприятии при помощи Excel

В данной статье рассмотри способ ведения учета и получения отчета о прибылях и убытках на непроизводственном предприятии.

ПРОШУ ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ – ЭТО НЕ ПОЛНОЦЕННЫЙ МЕТОД ВЕДЕНИЯ УЧЕТА. ПОЛНОЦЕННО УЧЕТ ВЕДЕТСЯ В СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫХ БУХГАЛТЕРСКИХ ПРОГРАММАХ (ТАКИХ КАК 1С).

Это простейший способ ведения учета на небольшом торговом или любом другом непроизводственном предприятии. При ведении учета данным способом у вас не получится баланса и вы не увидите финансовую картину вашего предприятия целиком. Но получить финансовый результат за месяц составленный по кассовому методу вы сможете.

Кассовый метод ведения учета – это метод учета при котором все расходы и доходы учитываются по мере их оплаты. То есть прошел расход или доход по кассе или расчетному счету – значит доход (или расход) состоялся и он отражается в учете и принимает участие в формировании отчета о прибылях и убытках.

Итак, составляем основную таблицу в которую будем непосредственно вносить данные об оплатах через расчетный счет и кассу.

Рассмотрим её подробнее:

Столбец А“Период”. Это служебный столбец в который вы не вносите никаких данных. Здесь автоматически будет появляться текстовое значение месяца к которому будет относиться соответствующая хозяйственная операция;

Столбец В“Дата”. В этот столбец вручную вносите дату проведения операции. Прошу обратить внимание, что в столбце на 9 тысяч строк внесены последовательные ссылки на предыдущую ячейку. То есть дата внесенная вручную в любую из ячеек столбца будет дублироваться ниже. Это позволяет немного сэкономить время при внесении операций за один день;

Столбцы С, D, Е – приход, расход и остаток по расчетному счету. Отражается полное движение по расчетному счету. Отражаются ВСЕ движения, независимо от того, относятся движения к объекту или нет. Остаток должен соответствовать остатку по расчетному счету;

Столбцы F, G, H – приход, расход и остаток по кассе. Отражается полное движение по кассе. Отражаются ВСЕ движения, независимо от того, относятся движения к объекту или нет. Остаток должен соответствовать остатку по кассе;

Столбец I – вид операции (затрата, оплата). Здесь указываются виды операций, например: зарплата, канцтовары, оплата покупателя и т.д. В данном столбце можно указать только те виды операций, которые указаны на листе “Справочник” и будут в выпадающем списке в каждой ячейке данного столбца. Соответственно на листе “ОПУ” указанные на листе “Справочник” виды операций появятся в разделе “Затраты”. А вот виды операций “Оплата заказчика” и “Закупка товара” соответствуют статьям отчета на листе “ОПУ” – “Объем продаж (товаров, работ, услуг)” и “Себестоимость проданной продукции”.  Вы можете использовать написанные мною названия хозяйственных операций или написать свои. Главное, чтобы все используемые вами названия операций были привязаны к соответствующим статьям отчета на листе “ОПУ”. Эти связи сохранятся даже если вы переименуете какие-то операции на листе “Справочник”. Проблемы у вас могут возникнуть только в случае добавления новых названий, но и эта проблема решаема при элементарных навыках работы с таблицами Excel.

Столбец J – здесь указываются контрагенты, которым деньги платят или от которых получают платежи. В отчете данный признак не участвует, но для сверки расчетов можно отфильтровать платежи по любому контрагенту и увидеть все совершенные платежи. Исключение составляют только имена собственников предприятия, которые так же указываются в данном столбце в случае изъятий или вложений, но об этом я расскажу ниже.

Столбец К – примечание. Здесь указывается любая информация, которую считаете необходимым написать по каждой финансовой операции. Например, если это покупка товара (то есть в столбце I указано «Закупка товара», то в данной колонке стоит написать какие именно товары, по какой цене и в каком количестве. Чем больше информации вы напишете, тем легче вам будет понять через некоторое время – что это был за платеж.

Кроме того, обратите внимание на самую верхнюю строчку таблицы. Там вы увидите в столбцах С, D, F, G суммы, которые считаются формулой “Промежуточные.итоги”. Эта формула считает те суммы, которые отобраны автофильтром, который стоит в шапке таблицы. Это очень удобно, когда вам нужно посчитать операции с каким-то одним признаком.

Лист “ОПУ”

Основной отчет этого файла. На нем вы увидите финансовый результат своего предприятия составленный по кассовому методу.

На этой странице вручную вы вносите только наименование своей компании в ячейку В3. Все остальное рассчитывается автоматически. Вы видите здесь финансовый результат помесячно и за год в целом. Кроме того, в данном листе скрыты еще 16 строк в разделе “Операционные расходы”. Это сделано для того, чтобы добавленные вами виды затрат на листе “Справочник” автоматически корректно включились в данный отчет.

Лист “Изъятия-Вложения-Транзит”

На этом листе отражаются операции, которые не являются ни доходом, ни расходом. К таким операциям относятся:

  1. Вложения собственников.
  2. Изъятия собственников.
  3. Транзитные операции (“Транзит”).

 

На данном листе вручную не вносится ничего. Но на листе “Справочник” необходимо внести имена собственников предприятия. Расчет предполагает, что собственников может быть до шести человек. В данном расчете учтено три собственника. Их имена внесены в соответствующую таблицу на листе “Справочник”.

В первой таблице на данном листе собственники могут видеть, кто из них сколько денег изъял. И соответственно вести расчеты между собой.

Во второй таблице собственники видят свои вложения в предприятие.

Чтобы эти две таблицы корректно работали необходимо указывать имена собственников в столбце J на листе “Движение средств”. Причем указывать нужно так же, как оно указано на листе “Справочник”.

Если имена собственников на листе “Движение средств” будут указаны неверно, то в данной таблице столбец за соответствующий период окрасится в красный цвет. Вот так:

Это будет означать, что вам необходимо проверить правильность написания имени собственника в операциях за июнь в столбце J на листе “Движение средств”.

В строках 7 и 8 таблицы “Изъятия собственников” вы увидите разницу как раз на ту сумму которая не учтена в расчетах. Строка 8 как раз и введена для того, чтобы подобная проверка работала.

Вот как будет выглядеть в данном случае лист “Движение средств”, когда вы отфильтруете данные в столбце I по значению “Изъятия”.

После исправления указанной ошибки вся красная индикация на обоих листах уйдет.

Что такое “Транзит”?

Последняя таблица на данном листе – это таблица “Транзит”. В ней указываются операции по переводу денежных средств с расчетного счета в кассу или наоборот. При этом могут возникать (и как правило возникают) расходы по переводу денег из одной формы в другую. Ну то есть расходы по обналичиванию или по обезналичиванию. Так как эта операция не является ни доходом, ни расходом, то в определении финансового результата она не участвует.

Вы можете написать расход с расчетного счета и приход в кассу в одной строке (как показано выше) или разбить на две строки:

Смысл от этого не поменяется. Главное, чтобы стояли все необходимые признаки. А на листе «Изъятия-Вложения-Транзит» в ячейке В24 стояло слово «Транзит».

Лист “Проверка”

В таблицах Excel очень легко сделать ошибку. В случае данного файла не написать признак в столбце I или написать этот признак неправильно. Чтобы вы не смогли написать неправильно вид хозяйственной операции (столбец I), внесение данных в этот столбец производится через выпадающий список, а сам список находится на листе “Справочник”. И поэтому в этот столбец вы сможете писать только то, что есть в этом списке. Кстати, эту проверку можно обойти если внести данные туда путем копирования – в этом случае проверка, к сожалению, не работает. Поэтому не копируйте данные в этот столбец. Если же вы просто забудете написать признак в столбце I по описываемой хозяйственной операции, то файл вам напомнит, окрасив столбцы внесения в красный цвет. Вот так:

В данном случае показано, что по расходной операции не указан вид затраты. Это же предупреждение появляется на листе “Проверка” и выглядит вот так:

Именно таблица на листе “Проверка” выявляет эту ошибку, а на листе “Движение средств” появляется только красная индикация. После того как вы увидели красные столбцы вам необходимо отфильтровать пустые ячейки по столбцу I

и найти пропущенную ячейку. После того как вы её заполните, красная индикация исчезнет. Аналогичные действия необходимо провести, если будет пропущен признак по доходной операции, но только окрасятся красным другие столбцы.

А вот если у вас окрасится красным столбец В “Дата”

это значит вы случайно удалили либо дату в столбце В, либо формулу в столбце А. Индикация для обоих случаев будет одинаковой. И искать с помощью фильтра надо будет либо пустую ячейку в столбце В, либо значение “0” в столбце А.

Лист “Проверка” в данном случае будет выглядеть вот так:

Таким способом, вы сможете отлавливать ошибки связанные с отсутствием признака в столбце I, либо случайного удаления даты.

Ещё одним признаком, который так же вызывает красную индикацию на листах “Движение средств” и “Проверка”, это неправильное написание имен собственников в случае вложений или изъятий. Эту ситуацию я описывал в разделе посвященным листу “Изъятия-Вложения-Транзит”.

Лист “Справочник”

На данном листе вы формируете справочники видов хозяйственных операций и справочник собственников.

 

Серым цветом выделены строки для расходных типов операций, каждой строке в списке соответствует строка в отчете на листе “ОПУ”.

Вы можете просто дополнить списки или составить их полностью заново, отчет будет работать корректно. Но! Не меняйте строки местами, это может привести к некорректной работе файла. 

Тоже самое касается списка собственников. Можете дополнить список или полностью заменить значения в списке, но не меняйте строки местами.

Обратите внимание, что на листе “ОПУ” пустые строки в разделе “Операционные расходы” скрыты. После добавления новых видов расходов на листе “Справочник” вам необходимо будет на листе “ОПУ” показать скрытые строки (см. рисунок ниже).

Советы по заполнению файла

  1. Заполняйте все ячейки по каждой операции. Пропусков должно быть минимально. Во-первых, это позволит сохранять больше информации по каждой операции, а во-вторых, даст вам больше возможностей для фильтрации данных.
  2. Следите за тем, чтобы красных столбцов не было. Наличие красной индикации говорит об ошибке в заполнении и следовательно некорректных отчетах.
  3. Даты в первой колонке таблицы «Движение средств» необходимо вносить вручную, но изначально там вбиты по всему столбцу ссылки на предыдущую ячейку. Это позволяет вносить дату один раз в день (поверх ссылки), а все последующие ссылки тут же отражают только что внесенную дату. Если необходимо убрать все изменения дат, то нужно просто опять скопировать ссылку на все ячейки столбца путем протягивания ссылки по всему столбцу (см. рисунок ниже).

 

Где приобрести файл.

Его можно приобрести в нашем магазине.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *