Как установить контроль над сотрудниками и потоком “налички” (для малых предприятий)

Руководители малых предприятий, которые оказывают услуги населению, часто сталкиваются с ситуацией, что по мере роста их предприятия отдача «в деньгах» от каждого работника предприятия неуклонно падает. Разумеется, это может быть связано с объективными причинами на рынке, а может быть связано с тем, что работники, почувствовав ослабление контроля со стороны руководителя, стали менее ответственно относиться к своим обязанностям, а то и вовсе стали присваивать себе часть, оплаченных клиентами, денежных средств.
Вот представьте себе: Вы руководитель предприятия, в котором работает 10-15 сотрудников. 10-12 человек из всего штата работают непосредственно с клиентами, которые приносят деньги.
Каждый день, к каждому сотруднику может прийти от 5-7 человек и принести платеж. Причем принести за разные виды услуг. Ну как тут уследить и ответить для себя на следующие вопросы:
  • Все деньги сотрудник сдал в кассу или не все?
  • Сколько в настоящее время у сотрудника заказов?
  • Сколько заказов сотрудник получил в отчетном периоде?
  • Сколько заказов сотрудник выполнил в текущем периоде?
    Так что же надо сделать?
    Первое, что надо сделать в подобной ситуации – это разделить обязанности. Сотрудник, ведущий работу с клиентами, не имеет права принимать от них оплату! Это краеугольное правило. Деньги принимает только кассир! В каждой комнате, где работают сотрудники с клиентами, повесьте видеокамеры или хотя бы их муляжи. Не важно, будете вы смотреть записи с этих камер и будут ли вообще эти записи, важно чтобы сотрудники чувствовали, что за ними постоянно следят.
    Второе, оплата услуг производится по утвержденному, руководителем предприятия, прейскуранту. То есть возле кассира (а на таком небольшом предприятии он же бухгалтер) висит перечень работ с указанием стоимости работ и клиент платит аванс исходя из утвержденной стоимости заказанной им работы.
    Третье, бухгалтер-кассир, при получении предоплаты, выдает клиенту приходный
    кассовый ордер и вносит в специальный реестр заявку с указанием:
  • ФИО клиента;
  • Вид работ;
  • Стоимость работ;
  • Сроки исполнения;
  • Ответственное лицо за исполнение;
  • Дополнительные комментарии (по необходимости).
    Конечно, заявка может заноситься и раньше, чем клиент принесет деньги, но я  рекомендую вносить заказ в систему только после предоплаты, ибо только деньги свидетельствуют о серьезности намерений физлица. Система должна работать таким образом, чтобы корректировка внесенных заявок была невозможна задним числом.
    Таким образом, на предприятии будет налажена система фиксации заказов от клиентов и информация обо всех клиентах будет структурирована для формирования специализированных отчетов. Кстати, сами отчеты необходимо продумать до того, как будет создан реестр заявок от клиентов. Ибо когда будут готовые отчеты, программисту будет легче делать сам реестр, так как он (программист) будет понимать, какая информация будет нужна для формирования отчетов.
    Следует понимать, что данный реестр заявок должен функционировать в рамках системы управленческого учета на предприятии, описанной мною в другой статье с использованием компьютерной программы по учету. Я уже об этом говорил не раз, но повторюсь – наиболее оптимальной для СНГ  считаю программу 1С.
    Что дает подобная система руководителю?
    Во-первых, возможности для злоупотреблений резко сокращаются. Я мог
    бы сказать, что они исчезают вообще, но народная смекалка неисчерпаема и,
    наверное, что-то придумать можно. Но данная система упрощает проверку деятельности сотрудников.
    Элементарная проверка заключается в том, что всегда можно проверить,
    сколько стоит работа выполненная исполнителем по прейскуранту и сколько денег
    было получено в кассу фактически.
    Кроме того, необходимо периодически делать внезапные проверки на предмет какими  именно заказами занимается исполнитель (в каждой работе есть какие-то следы: документы, эскизы, образцы и т.д.). Фактическое количество заказов у исполнителя должно соответствовать учетным данным (отчет по исполнителям я оговаривал выше).
    Что дает подобная система руководителю?

    Во-вторых, руководитель понимает, чем занимаются его сотрудники, какова отдача от каждого из них. На основании этой информации возможно принимать решения о необходимости того или иного исполнителя и принимать соответствующие меры.

    К примеру, сотрудник обработал заказов на общую сумму 10 000 грн,
    а его заработная плата 9 000 грн (или 10 000 грн). Руководитель
    предприятия получит пищу для размышлений по поводу целесообразности нахождения
    в штате предприятия подобного «передовика».
    Что нужно для бесперебойного функционирования системы?

    1.Три вещи:

    2.Дисциплина;

    3.Дисциплина;

    4.И ещё раз дисциплина.

    Только с помощью четкой системы учета и четкой системы контроля за учетом можно обеспечить порядок на любом предприятии. Ну а на предприятиях, где исполнители работ непосредственно общаются с заказчиками (мелкими заказчиками) без подобной системы злоупотребления среди персонала просто неизбежны.
    Для получения вышеописанного необходимо, чтобы:
    1.Бухгалтер-кассир, должен своевременно отражать
    все проходящие хозяйственные операции и все поступающие заявки на исполнение
    заказов, при этом информация должна вноситься максимально подробно с
    заполнением всех полей для ввода.

    2.Руководитель предприятия должен периодически
    устраивать проверки соответствия учетных данных о количестве заказов у
    исполнителей их фактическому наличию. В случае расхождения бухгалтер должен
    быть подвергнут взысканию, а исполнитель (если у него будут заказы, не
    зафиксированные в системе) должен быть оштрафован или уволен.


Эта запись также доступна на: Английский

One thought on “Как установить контроль над сотрудниками и потоком “налички” (для малых предприятий)

  1. Артем, спасибо вам большое за такой полезный и понятный ресурс! Вы освещаете очень актуальные темы, подкрепленные личным опытом, собственными наблюдениями и наработками. Благодаря вашим статьям у меня появился ряд новых идей и решений относительно своего предприятия, за что я вам очень благодарна. Желаю успехов, процветания и развития! И новых полезных статей, конечно же, тоже 🙂

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *