Все предприятия в любой экономике выставляют счета друг другу. Это самый правильный способ сказать другому предприятию очень простые и очень нужные слова:

"Дай денег"

В этой статье мы рассмотрим вариант быстрой выписки счетов, а так же их регистрации и учета. Кроме того, если вы один раз правильно занесли банковские реквизиты (свои или контрагента), то при дальнейшем создании счетов полностью исключается возможность ошибки в реквизитах. 

Фактически файл состоит из трех листов:

- Реестр счетов;

- Реквизиты;

- Шаблон счета.

Начнем как ни странно со второго листа.

Лист "Реквизиты"

На этом листе вы вносите реквизиты тех юридических лиц от имени которых вы будете выставлять счета и кому вы будете выставлять эти счета. То есть в этой таблице будут как ваши фирмы, так и фирмы-контрагенты.

Столбец А - наименование предприятия. Именно так будет написан контрагент в счете.

Столбцы с В по G - банковские реквизиты

Столбец Н - адрес. Чем полнее вы его напишете, тем полнее этот адрес будет написан в счете.

Столбец I - здесь указывается, является ли контрагент плательщиком НДС. Просто да или нет.

Конечно написать по каждому юридическому лицу нужно не мало, но вся эта информация нужна для корректного заполнения счетов и по конкретному юридическому лицу записывается она только один раз.

После заполнения листа "Реквизиты" переходим на основной рабочий лист этого файла.

Лист "Реестр счетов"

На этом листе ведется ведется вся работа. А именно: создание счета, его регистрация и учет выписанных счетов.

Столбец А - порядковый номер. Автоматическая нумерация строк. Обратите внимание, что при создании счета необходимо будет брать номер именно из этого столбца.

Столбец В -  "От кого счет" - вносится наименование юридического лица, от имени которого формируется счет. Выбор наименования производится из выпадающего списка.

Столбец С - "Плательщик" - вносится наименование юридического лица на кого выставляется счет. Выбор наименования так же производится из выпадающего списка.

Столбец D - "Получатель" - специфический столбец. Иногда плательщик и получатель - это разные контрагенты и поэтому предусмотрена возможность внесения в реестр получателя (но не в счет). По умолчанию стоит, что плательщик и получатель одно и тоже юридическое лицо. Но вы можете вписать имя получателя, если это не так. Если же вам этот столбец не нужен, можете его просто скрыть (только не удалять!).

Столбец Е - пишем назначение платежа. За что именно выставляется данный счет.

Столбец F - единицы измерения подаваемого товара. Если мы продаем пшеницу, то в данном столбце нужно указать "тонн" или "т" . Если оплата производится за услуги, то пишем "услуга".

Столбец G - количество продаваемого товара. Если счет за услуги, то ставим "1".

Столбец H - указывается цена за единицу продаваемого товара без НДС.

Столбец I - формируется автоматически. Определяется сумма счета без НДС на основании ранее введенных данных.

Столбец J - формируется автоматически. Рассчитывается сумма НДС на основании суммы в столбце I и ставки НДС в ячейке R1.

Столбец К - формируется автоматически. Определяется сумма к оплате, путем суммирования столбцов I и J.

Столбец L - вносим дату формирования счета.

Столбец M - формируется автоматически. Создается регистрационный номер по шаблону 1-05.24, где 1 это порядковый номер счета, 05.24 месяц и год создания счета.

В верхней строке столбцов N, O, P - расположена кнопка активации макроса.

Ячейка R1 - указывается ставка НДС.

Порядок создания счета

Для того чтобы пользоваться файлом вам необходимо положить его в отдельную пустую папку. Как папка будет называться значения не имеет.

После заполнения таблицы на листе "Реквизиты", для создания счета вам необходимо заполнить строку на листе "Реестр счетов". Допустим, что это строка под порядковым номером 1 (смотри столбец А).

Вносим данные вручную во все столбцы, которые не помечены светло-зеленым цветом. И после того как все заполнили нажимайте на кнопку "Создать счет".

Обратите внимание! Файл создан в формате .xlsm - это формат работы с макросами. Кроме того, в настройках вашего Excel необходимо разрешить запуск макросов. Без подобного разрешения этот файл работать не будет.

После нажатия кнопки появится окно (как на скриншоте),  в него нужно внести порядковый номер строки (из столбца А) на основании данных которой вы хотите создать счет и нажать кнопку "Создать счет" в этом окошке. Все. Счет создан в pdf-формате.

Обратите внимание что в столбце М созданный регистрационный номер приобрел формат гиперссылки (то есть текст имеет синий цвет и подчеркнут).

Теперь если вы нажмете на регистрационный номер счета в формате гиперссылки, то откроется непосредственно счет, готовый к распечатке или отправке в электронном виде. 

Таким образом, записав данные на листе "Реестр счетов", вы одновременно:

1. Создали счет.
2. Присвоили ему регистрационный номер.
3. Внесли в реестр учета.

Где лежат созданные счета?

В той папке, куда вы положили основной файл, после нажатия кнопки "Создать счет" макрос сначала проверит наличие папки "Счета" и если ее нет, он создаст такую папку.

Затем в папке "Счета" будет создана папка с наименованием предприятия от имени которого создается счет. И вот в эту папку будут складываться все счета созданные от имени этого юридического лица.

Рекомендации по использованию файла

1. Для того, чтобы файл работал корректно ваша версия Excel должна быть не ниже 2016 года.
2. В программе должен быть разрешен запуск макросов.
3. Готовый файл подходит для выставления счетов с одним наименованием товара/услуги в счете. Форму счета конечно можно изменить, но для этого вы должны обладать соответствующими знаниями работы в Excel.

Если же вам нужно будет изменить форму счета, но сами вы этого делать не хотите - обращайтесь, мы рады будем вам помочь.

Где можно приобрести файл.

Приобрести файл можно в нашем магазине.

Остались вопросы? Напишите мне в Telegram!

Бесплатная консультация

Если вы заходите с PC, но хотите открыть чат на смартфоне, отсканируйте QR-код