Существует немало предприятий, на которых вести учет договоров и отслеживать их исполнение является важной (просто критически важной) частью каждодневного ведения бизнеса. Это строительство, проектирование, производство и много что еще. В этой статье рассмотрим способ ведения учета проектов или договоров. Это уже кому как нравится называть. Суть одна и та же.

Итак, имеем таблицу. С нее начинается работа и в ней же мы видим основной результат.

Лист "Реестр проектов"

Сразу уточню: в файле данные вручную вносятся только в те столбцы, которые отмечены желтым цветом. Столбцы, которые не имеют заливки, полностью автоматические.

В верхней строке в столбцах J, K, L, M, N находятся формулы по суммированию. В обычном состоянии эти формулы суммируются все значения столбца. При сортировке при помощи автофильтра, в этих ячейках суммируются результаты фильтрования.

Рассмотрим все по порядку. 

Столбец А - "Дата подписания договора" - вносим дату подписания договора.

Столбец В - вносим номер договора согласно того порядка нумерации, который существует на вашем предприятии, совершенно необязательно писать такие же номера, как в приведенном примере.

Столбец С - наименование Заказчика. Это может быть юридическое или физическое лицо.

Столбец D - наименование проекта. Можно еще сказать - предмет договора. Вы пишете, что вы обязались сделать по этому договору.

Столбец Е - пишете ответственного сотрудника за данный проект.

Столбец F - срок выполнения работ согласно договору. Указываете в календарных днях.

Столбец G - "Дата получения предоплаты" - первый автоматический столбец. В нем указывается дата получения предоплаты. Именно от этой даты (а не от даты подписания договора) таблица считает дату срока окончания работ.

Столбец H - указывается сумма договора.

Столбец I - указываются суммы по дополнительным соглашениям к договору. Всякое может быть и часто бывает. Работы по договору увеличиваются, дополняются новыми и т.д.

Столбец J - автоматический итог по договору. Суммируются столбцы Н и I, то есть суммы по договору и дополнительным соглашениям.

Столбец К - Оплата - автоматический столбец, куда подтягиваются все оплаты по договору.

Столбец L - Сумма закрытых актов - автоматический столбец. Здесь суммируются все акты выполненных работ по договору. Акт по договору может быть один, а может быть несколько.

Столбец М - Взаиморасчеты с Заказчиком - автоматический столбец, формируется сумма задолженности дебиторской (нам должны) или кредиторской (мы должны). Если сумма указана с минусом, то значит это мы должны, если без минуса, то значит должны нам.

Столбец N - Возможные суммы к получению - автоматический столбец. Часто по договору получены оплаты, закрыты акты, но сумма договора не освоена полностью. И вполне возможно, что будут еще работы, которые будут оплачены Заказчиком. В этом столбце и показывается эта сумма - ЧТО ЖЕ ЕЩЕ МЫ МОЖЕМ ПОЛУЧИТЬ ПО ДАННОМУ ДОГОВОРУ.

Столбец О - Возможные доплаты - заполняется вручную. Этот столбец напрямую связан с предыдущим. В столбце N  может сформироваться сумма, которую мы можем получить еще по данному договору, но на самом деле мы знаем, что больше оплат по данному договору не будет. Поэтому из выпадающего списка в данном столбце Вы указываете, что больше доплат не будет. И это уберет сумму из предыдущего столбца.

Столбец Р - это информационный, автоматический столбец в котором отображается информация, когда средств Заказчика недостаточно, а так же когда сумма оплат превышает сумму договора.

Столбец Q - второй информационный, автоматический столбец. Здесь отражается информация о соблюдении сроков и получении оплат. В зависимости от продолжительности работ здесь будет отображаться информация когда прошла половина срока по договору, когда договор просрочен, а так же когда договор закрыт. Когда в данном столбце указано, что аванс получен - это говорит о том, что работы по договору должны быть начаты.

Столбец R - автоматический столбец. Указывается срок окончания работ по договору. Определяется как сумма значений по столбцам G "Дата получения предоплаты" и F "Срок выполнения работ по договору".

Итак, всю информацию непосредственно по договору мы вносим на вышеописанном листе. Но чтобы в столбцы К и L попала информация об оплатах и актах выполненных работ, необходимо заполнить два других листа. Не пугайтесь, на этих листах все гораздо проще, и вносить существенно меньше.

Лист "Оплаты"

На этом листе отражаются оплаты Заказчиков по заключенным договорам. Данные с этого листа попадают в столбец К листа "Реестр проектов".

Столбец В - Дата платежа.

Столбцы С и D - суммы платежей на расчетный счет или в кассу.

Столбец Е - наименование контрагента (Заказчика). Единственный автоматический столбец на этом листе. Название контрагента подтягивается после внесения номера договора.

Столбец F - номер договора. В этом столбце данные выбираются из выпадающего списка, который формируется из тех номеров, которые вносятся на листе "Реестр проектов" столбец В. Возможно при выпадении списка вы не увидите значений, если это так прокрутите "бегунок" списка вверх и тогда вы сможете выбрать нужный договор.

Столбец G - в этих ячейках вы можете написать комментарий по мере необходимости.

На это листе вы можете сортировать данные по любому столбцу. Например, по номеру договора или наименованию контрагента и посмотреть историю оплат.

Лист "Акты"

На этом листе отражаются подписанные акты выполненных работ. Данные с листа попадают в столбец L листа "Реестр проектов".

Столбец А - номер договора. В этом столбце данные выбираются из выпадающего списка, который формируется из тех номеров, которые вносятся на листе "Реестр проектов" столбец В. Возможно, при выпадении списка вы не увидите значений, в противном случае прокрутите "бегунок" списка вверх, тогда вы сможете выбрать нужный договор.

Столбец В - наименование Заказчика. Столбец автоматический. Данные появляются после введения в предыдущем столбце номера договора.

Столбец С - наименование проекта или изделия (предмет договора). Столбец автоматический. Данный появляются после введения в предыдущем столбце номера договора.

Столбец D - вручную указывается дата подписания акта.

Столбец Е - номер подписанного акта выполненных работ. Столбец заполняется вручную.

Столбец F - сумма подписанного акта. Столбец заполняется вручную. Данные из этого столбца попадают на листе "Реестр проектов" в столбец L.

Столбец G - в этих ячейках вы можете написать какой-то комментарий по мере необходимости.

Лист "Справочник"

На этом листе вы указываете валюту, в какой собираетесь вести учет проектов.

Маркировка на листе "Реестр проектов"

На главном листе файла предусмотрена маркировка проектов для того, чтобы было легче заметить значимые события.

Например:

Если строка окрашена в зеленый цвет, то это значит, что по данному проекту был получен аванс и работы можно начинать. Информация о получении аванса находится в столбце Q.

Если строка в реестре выглядит вот так:

То это означает, что половина срока выполнения работ уже прошла, о чем информация так же автоматически появляется в столбце Q.

Если строка стала красной:

Это может означать, что срок выполнения работ просрочен (информация в столбце Q).

Так же красная строка может означать, что средств Заказчика недостаточно. То есть, сумма закрытых актов превышает сумму оплат Заказчика. Информацию об этом Вы увидите в столбце Р.

Если строка выглядит вот так:

Это означает, что сумма договора меньше, чем полученные от Заказчика средства и соответственно нужно вносить изменения в договор.

Если по строке не будет уже никакой заливки, 'то означает, что проект закрыт. О чем тоже будет информация в столбце Q.

Советы по работе с файлом

Таким образом, своевременно заполняя подобный файл, вы будете иметь актуальную информацию по вашему бизнесу. Подобный реестр можно применять в разных сферах деятельности. Возможно, правда, придется сделать небольшие корректировки.

Подходит для любой отрасли, важно регулярно и своевременно вносить все необходимые данные.

Появился новый договор, внесите его в реестр.

Регулярно берите данные в бухгалтерии о прошедших оплатах и сразу же вносите данные на лист "Оплаты".

Тоже самое с актами выполненных работ.

Если руководитель не сам ведет файл, но ему необходимо регулярно смотреть информацию по договорам:

нужно разместить файл на сервере так, чтобы доступ был и у исполнителя, который ведет файл, и у руководителя, который будет заходить в этот файл для получения информации.

Где можно приобрести файл?

Приобрести его можно в нашем магазине. При покупке вам будет выслано два файла. Пример ведения и шаблон готовый к использованию.