В этой статье рассмотрим файл с помощью которого можно вести расчеты с контрагентами (покупателями, поставщиками и подрядчиками) при помощи Excel.

Чтобы вы могли корректно вести расчеты с контрагентами, вам необходимо учитывать две вещи:

1. Оплаты, которые вы совершаете или принимаете.

2. Акты выполненных работ и накладные, которые вы выдаете или получаете.

Как всегда работа с файлом начинается со справочника. 

Лист "Справочник"

В этом файле справочник очень простой.

Столбец А "Контрагент" - пишем название контрагента.

Столбец В "Вил контрагента" - из выпадающего списка выбираем тип контрагента. В этом файле есть три вида контрагента: "Поставщик или подрядчик", "Заказчик" и "Расходы". С поставщиками, подрядчиками и заказчиками я думаю все понятно, а вот вид контрагента "расходы" нужно объяснить.

Контрагент "Расходы" нужен для того, чтобы указывать признаки для расходов по которым не будет проводиться сверка. То есть название контрагента в данном случае указываться не будет

Лист "Движение средств"

Самый стандартный лист для наших файлов.

Идем по порядку:

Столбец А - Дата операции. В ячейке А1 (отмечена желтым цветом) стоит дата текущего дня.

Столбцы В,С,D - отражение денежных операций по расчетному счету (приход средств, расход средств, остаток). Начальный остаток по расчетному счету вводите в ячейку D4. Строка отмечена светложелтым цветом.

Столбцы E,F,G - отражение денежных операций по кассе (приход средств, расход средств, остаток). Начальный остаток по кассе вводите в ячейку G4. Строка отмечена светложелтым цветом.

Столбец Н - в данном столбце пишется контрагент. Вернее он выбирается из выпадающего списка, который формируется на основании таблицы на листе "Справочник". Этот столбец обязателен для корректного отражения операций в разрезе контрагентов.

Столбец I - указывается вид затрат.

Столбец J- дополнительная информация по операции, которую вы бы хотели указать.

Два последних столбца не являются обязательными для корректной работы файла, но чем больше вы укажете информации об операции, тем проще вам в последствии будет вспомнить, что же это был за платеж. Поверьте, чем больше вы напишете (разумеется полезной информации), тем лучше.

Денежные операции у которых вместо контрагента в столбце Н написано "Расходы"

Кроме оплат контрагентам по которым вам возможно понадобятся сверки у вас наверняка есть оплаты по которым вам сверки не будут нужны. Для таких операций в столбце Н выбирайте из выпадающего списка название "Расходы". Соответственно в столбце I вы можете указать, что это за расход, чтобы в последствии понять, что вы оплачивали.

Лист "Движение товаров и услуг"

На этом листе отражается движение документов, которые подтверждают передачу купленных товаров или оказание услуг. То есть подписанные приходные накладные и акты выполненных работ. Внесение в этот файл данных документов необходимо для того, чтобы вы могли определить кто кому должен. Вы контрагенту или контрагент вам. Если вы будете отражать только деньги вы никогда не сможете ответить на этот вопрос.

Рассмотри подробно.

Столбец А - Дата операции. В ячейке А1 (отмечена желтым цветом) стоит дата текущего дня.

Столбец В - контрагент, документ которого собираетесь отразить. Выбирается из выпадающего списка.

Столбец С - вид контрагент. Формируется автоматически на основании данных на листе "Справочник".

Столбец D - сумма документа.

Столбец Е - вид документа.

Столбец F - номер документа.

Столбец G - примечание. Пишете дополнительную информацию, которую считаете необходимой.

Три последних столбца не являются обязательными, но как и с необязательными столбцами на листе "Движение средств" я настоятельно рекомендую их заполнять. По тем же самым причинам.

Лист "Поставщики и подрядчики"

Полностью автоматический лист, который формируется на основании внесенной информации. Здесь показываются расчеты с поставщиками и подрядчиками. Кто кому должен.

Если строка отмечена красным, значит этому контрагенту вы должны деньги, если отмечена зеленым, значит он вам должен деньги. Если строка без цвета, значит расчеты закрыты "в ноль".

Пройдемся по столбцам (Напоминаю! Все столбцы формируются автоматически!).

Столбец А - контрагент.

Столбец В - сумма подписанных вами актов выполненных работ контрагента или приходных накладных.

Столбец С - ваши оплаты контрагенту.

Столбец D - задолженность ваша или контрагента.

Лист "Заказчики"

Полностью автоматический лист, который формируется на основании внесенной информации. Здесь показываются расчеты с заказчиками. Кто кому должен.

Если строка отмечена красным, значит этому контрагенту вы должны деньги, если отмечена зеленым, значит он вам должен деньги. Если строка без цвета, значит расчеты закрыты "в ноль".

Пройдемся по столбцам (Напоминаю! Все столбцы формируются автоматически!).

Столбец А - контрагент.

Столбец В - сумма подписанных Заказчиком актов выполненных работ.

Столбец С - поступления вам средств от Заказчика.

Столбец D - задолженность ваша или Заказчика.

Лист "Сверка"

На этом листе вы можете очень быстро сделать информационную справку для сверки с контрагентом.

Для этого достаточно выбрать в ячейке В1 из выпадающего списка необходимого контрагента и в таблице слева появятся все поступления и оплаты от этого контрагента, а в правой таблице все подписанные с ним документы, которые закрывают эти оплаты. В ячейке I4 (сразу под названием документа) отображается результат по сверке.

Эту справку уже можно предоставлять контрагенту для сверки расчетов.

Контроль за правильным отражением операций

При внесении данных на лист "Движение средств" или на лист "Движение товаров и услуг" очень важно обязательно указывать контрагента. В случае, если вы по какой-то причине не укажете контрагента или случайно удалите уже внесенное название (это Excel такое запросто может случиться), то столбцы в которых отражаются денежные средства окрасятся в красный цвет. Вот так:

Если у вас такое произошло, то вам необходимо искать в столбце Н либо неправильно написанное имя контрагента, либо пустую ячейку для какой-то операции в этом столбце.

Советы по ведению файла

Если вы хотите, чтобы ведение учета в этом файле было максимально достоверным - записывайте в него не только те операции, которые связаны с какими-то контрагентами, с которыми вы хотите в последствии проводить сверки, а все операции, которые у вас проходят по расчетному счету и кассе.

Такой способ ведения требует больше времени, но зато вы получаете дополнительную и очень надежную точку контроля. Речь об остатке денежных средств на расчетном счете или кассе.

То есть в начале работы, вам необходимо внести в соответствующие места (выше описано какие) остатки денежных средств и далее записывайте ВСЕ денежные операции. В таком случае вы не пропустите ни одной оплаты на ваших контрагентов, так как всегда сможете сверить остатки по расчетному счету и кассе. Сверка учетных остатков и фактических это самый надежный способ избежать "потери" платежа.

Где можно приобрести файл

Если вас заинтересовал этот файл, то вы можете приобрести его в нашем магазине.

Остались вопросы? Напишите мне в Telegram!

Бесплатная консультация

Если вы заходите с PC, но хотите открыть чат на смартфоне, отсканируйте QR-код