В этой статье рассмотрим файл для торговых представителей, отделов продаж ли просто для предпринимателей, которые выписывают расходные накладные для своих покупателей. Вот так выглядит бланк заказа для покупателя, который заполняет торговый представитель и отдает покупателю.

Важное условие для всего файла: вручную заполняются только те ячейки, которые выделены серым ли оранжевым цветом!

Рассмотрим все по порядку.

Шапка

Указываете дату заказа и информацию по клиенту. Обратите внимание, что обязательным для заполнения являются только поля "Дата заказа" и "Название Компании". Эти поля автоматически дают имя листу в файле. Из-за этого появляется ограничение - на одну компанию в день можно сделать одну накладную.

Таблица с итогом по накладной

Находится справа от шапки. Формируется полностью автоматически. Подсчитывается сумма к оплате. Как определяется бонус для Покупателя будет рассказано ниже.

Справа от таблицы с итогами находятся ссылки для быстрого перехода внутри файла. Так как файл немаленький и достаточно утомительно перелистывать все закладки, чтобы найти нужную.

Основная таблица

Столбец А - "Категория" - из выпадающего списка выбирается категория товара. Про категории и товары будет подробное объяснение в разделе про прайс-лист.

Столбец В - "Наименование товара" - из выпадающего списка выбирается товар. Причем в зависимости от выбранной категории в предыдущем столбце, изменяется содержание выпадающего списка в данном столбце.

Столбец С - "Артикул" - этот столбец нужен, если вы помните артикул товара, но не помните его название. Вы можете выбрать из выпадающего списка артикул товара (или просто написать его). И в столбце В появится соответствующее артикулу наименование товара. Обратите внимание, что для каждой отдельной строки выбрать наименование товара по артикулу можно только, если вы не выбирали этот товар из выпадающего списка в столбце В. Дело в том, что когда вы выбираете в столбце В значение, то затираете формулу, которая там стоит. Поэтому для выбора товара по артикулу всегда выбирайте строку, где еще не выбирали товар из выпадающего списка.

Столбец D - "Цена" - автоматически определяется цена товара на основании данных в столбце В.

Столбец Е - "Количество" - здесь указываете количество купленного товара.

В накладную можно вписать до ста видов товаров.

После заполнения вы получаете расходную накладную, которую можно распечатать. Распечатывать эту накладную лучше через печать выделенного фрагмента и лист сделать альбомным.

Если ваш торговый представитель будет заполнять расходные накладные в таком файле, то в итоге будет сформирована база данных по продажам этого торгового представителя.

Давайте теперь рассмотрим подробно весь файл, в котором собираются расходные накладные по отгрузке товаров покупателям.

Файл начинается с листа "Категории". 

Лист "Категории"

На этом листе осуществляются предварительные настройки файла.

Столбец А - указываются категории товаров для прайс-листа. В файле предусмотрено 24 категории для товаров. Теоретически Вы можете сделать больше, если владеете Excel на достаточном уровне. Если нет, то количество категорий лучше не менять.

Столбцы С и D - указывается шкала скидок. Эта табличка заполняется по необходимости, если скидок нет, то просто оставляйте ее пустой.

Столбец F - указываете валюту прайса.

Столбец G - указываете размер бонуса торгового агента. Если бонуса нет, то просто ничего не указываете.

Столбец I - здесь расположены ссылки на другие листы файла для комфортного перемещения между листами.

Лист "Прайс"

В этой таблице указываются цены по вашим товарам. В расходные накладные цены попадают автоматически, когда указывается либо наименование товара, либо его артикул.

В верхней части листа (строки 1-8)  указываете наименование своей фирмы, контактные данные и т.д. Делать это можно совершенно произвольно - так, как считаете целесообразным.

Столбец В - указываете артикул. У вас может быть любая система нумерации товаров. Вот в этой системе присваивайте артикулы своим товарам и записывайте в эту колонку. Эти артикулы будут появляться в выпадающем списке в соответствующей колонке бланка заказа.

Столбец С - указываете наименование товара. Это наименование так же будет в выпадающем списке в соответствующей колонке бланка заказа.

Столбец D - единица измерения

Столбец Е - цена

Столбец F - количество. Не является обязательным к заполнению. Это скорее информационная колонка о количестве товара на складе.

Столбец G - сумма (цена * количество). Колонка рассчитывается автоматически.

Обратите внимание, что если количество категорий ограничено, то количество товаров в каждой категории вы можете добавить столько, сколько нужно. Но при добавлении строк в любую категорию нужно соблюдать одно правило:

Нельзя для добавления строки выделять крайнюю строку в диапазоне категории!

Например: Вы хотите добавить строки в категорию "Цейлонский чай". Категория "Цейлонский чай" содержит 6 строк. Чтобы добавить нужное количество строк вы должны выбирать для выделения строки со 2ой по 5ю, но ни в коем случае 1-ю ли 6-ю. Посмотрите на рисунок ниже:

В данном случае для добавления строк выделяйте любую из строк с 19-й по 22-ю. Ни в коем случае не расширяйте диапазон начиная выделение с 18-ой или 23-ей строки. 

Если вы будете делать все правильно, то сможете корректно добавлять в категорию столько товаров, сколько вам нужно.

Лист "Свод по товарам"

Полностью автоматический лист. Ничего не заполняется вручную.

Объяснять каждую колонку здесь не имеет смысла, потому что они дублируют колонки того же листа заказа. На этом листе вы можете с помощью сортировки автофильтром (строка 2) посмотреть кем покупался тот или иной товар за период в котором ведется данный файл.

Лист "Свод по накладным"

На этом листе вы видите основной результат работы файла.

Здесь вы видите итоги по всем накладным, которые был выписаны клиентам (пример взят из фала 30 накладных). Идем по порядку. Хочу уточнить, что все столбцы с А по G формируются автоматически.

Столбец А - дата, когда была выписана накладная.

Столбец В - наименование клиента, кому была выписана накладная.

Столбец С - сумма выбранного товара в ценах прайс-листа.

Столбец D - размер предоставленной клиенту скидки в процентах.

Столбец Е - сумма предоставленной клиенту скидки.

Столбец F - сумма к оплате по накладной.

Столбец G - размер бонуса, который должен получить торговый представитель.

В первой строке каждого столбца стоит формула суммирования и Вы видите общий итог по каждому столбцу. Сумма итога меняется при сортировке автофильтром.

Столбцы с H по L - не являются обязательными к заполнению. Это место для дополнительной информации. Вы можете эти столбцы игнорировать, переименовать или удалить без всяких последствий для работы файла.

Таким образом, при корректном ведении вашими торговыми представителям такого файла (для каждого торгового представителя он отдельный) - в конце отчетного периода вы автоматически получаете отчет по работе вашего сотрудника с указанием общей суммы отгрузки (в разрезе контрагентов), а так же причитающегося сотруднику бонуса.

Лист "Аналитика"

Последний рассматриваемый лист файла. Он полностью автоматический.

На этом листе собирается информация о всех проданных товарах в разрезе покупателей. В количественном выражении. То есть Вы видите какие клиенты покупали каждый вид товара, а так же вы видите по каждому клиенту сколько и какого товара было куплено.

Хочу заметить, что если в прайс-листе (после того как вы добавите строки) будет более 150 видов товара, возможна ситуация, когда в этой таблице не хватит строк для полной аналитики. В этом случае необходимо добавить строки соблюдая тоже правило, что описано в разделе "Прайс". Ну и после добавления строк "протянуть" формулы по вставленным строкам.

Где можно приобрести файл

Приобрести файл можно в нашем магазине. Есть несколько вариантов: на 30, 60 и 100 заказов. Хочу обратить ваше внимание, что с увеличением количества заказов, файл начинает "тяжелее" работать. В файле на 100 заказов может быть задержка после введения значений.

При покупке вам будет выслано два файла. Пример ведения и шаблон готовый к использованию.