Как вести учет в строительстве по объектам при помощи Excel

В данной статье рассмотрим способ ведения затрат по объектам на небольшом предприятии в строительстве или другом единичном производстве.

Прошу обратить внимание – это не полноценный метод ведения учета. Полноценно учет ведется в специализированных бухгалтерских программах (таких как 1С).

Но если вы хотите по какой-то причине вести «блиц-учет», то данный способ вам подойдет. Фактически это учет расходов по кассовому методу, о котором я пишу в статье «Как составлять отчет по затратам по состоянию “сегодня на вчера”» только в Excel.
Для того, чтобы вести подобный подсчет затрат необходимо сделать в электронных таблицах вот такую табличку в рассматриваемом файле этот лист называется «Движение средств»:

Рассмотрим её подробнее:
Столбец А – дата;

Столбцы В,С,D – приход, расход и остаток по расчетному счету. Отражается полное движение по расчетному счету. Отражаются ВСЕ движения, независимо от того, относятся движения к объекту или нет. Остаток должен соответствовать остатку по расчетному счету;

Столбцы E,F,G – приход, расход и остаток по кассе. Отражается полное движение по кассе. Отражаются ВСЕ движения, независимо от того, относятся движения к объекту или нет. Остаток должен соответствовать остатку по кассе;

Столбец Н – объект к которому относится данная финансовая операция. В данной колонке указываются строящиеся объекты. Объекты должны называться точно так же, как и на карточке этого объекта. Два исключения: «постоянные затраты» и «транзит». О них поговорим позже.

Столбец I – вид операции (затрата, оплата). Здесь указываются виды операций, например: зарплата, закупка материалов (рекомендую просто называть «материалы»), предоплата заказчика и т.д. Соответственно на листе объекта необходимо будет указать все те виды затрат, которые будут написаны в данном столбце. Если какой-то вид затраты не будет написан в карточке объекта, то соответственно эти затраты не попадут в карточку объекта. Вы можете добавить виды затрат в карточку объекта или удалить все те виды затрат, что я написал в карточках объектов и написать свои. Главное, чтобы в данной колонке указывались те же виды затрат, что написаны в карточке объекта.

Столбец J – здесь указываются контрагенты, которым деньги платят или от которых получают платежи. В карточках объектов данный признак не участвует, но для сверки расчетов можно отфильтровать платежи по любому контрагенту и увидеть все совершенные платежи.

Столбец К – примечание. Здесь указывается любая информация, которую считаете необходимым написать по каждой финансовой операции. Например, если это покупка материалов (то есть в столбце I указано «материалы», то в данной колонке стоит написать какие именно материалы, по какой цене и в каком количестве. Чем больше информации вы напишете, тем легче вам будет понять через некоторое время – что это был за платеж.

В самой верхней строке листа (строке 1) указаны: в столбце А – текущая дата, а все остальные формулы позволяют рассчитывать итоги по результатам фильтрования. Попробуйте отфильтровать таблицу по любому признаку и увидите, что формулы верхней строки пересчитывают только значения в отфильтрованных строках.
Когда вы вносите данные в вышеуказанную таблицу, то данные из неё распределяются по карточкам объектов, которые вы указываете в столбце H.

Объекты

Карточка объекта выглядит следующим образом:

В верхней ячейке столбца E (ячейка отмечена оранжевым цветом) указывается наименование объекта. Соответственно именно это слово вы должны использовать при указании объекта финансовой операции в таблице «Движение средств».
В основной таблице указываются расходы по видам затрат. Оранжевым цветом выделены ячейки куда вы должны написать вид затрат, по которым будет происходить их распределение.
Под таблицей с затратами находится таблица с данными о поступивших доходах.
В ячейке выделенной оранжевым цветом необходимо указать наименование контрагента, который является заказчиком и плательщиком по данному объекту.
В случае если расходы по объекту превысят сумму доходов по объекту, строка доходов окрасится в красный цвет.

Постоянные расходы (расходы, несвязанные с объектами)

Для сбора указанных расходов, есть отдельный лист, который так и называется «Постоянные расходы».

Оранжевым цветом выделены ячейки, которые вы должны заполнить самостоятельно.
Соответственно на листе «Движение средств» в случае, если расход не относится ни к одному объекту, в столбце «Объект» необходимо написать «Постоянные расходы», а в столбце «Вид затрат» необходимо указывать только те затраты, которые вы написали на листе «Постоянные расходы»

Объекты и затраты

Следующим листом рассматриваемого файла является лист «Объекты и затраты».

Это сводный лист по всем карточкам распределения затрат будь то затраты по объектам или постоянные расходы, не связанные с объектами. Этот лист необходим для проверки полноты распределения всех затрат и доходов с листа «Движение средств».
Самая верхняя строка, обозначенная как «Движение средств» отражает сумму всех финансовых операций с листа «Движение средств» за минусом расходов, обозначенных как «Транзит».
Непосредственно в таблице на этом листе находится информация о распределении доходов и затрат по-объектно:
Столбец А – наименование объекта.
Столбцы В,С,D – приходы по расчетному счету, приходы по кассе и сумма.
Столбцы E,F,G – расходы по расчетному счету, расходы по кассе и сумма.
Если общая сумма расходов превышает общую сумму доходов по объекту, то строка данного объекта окрасится в красный цвет.
Так как в этой таблице отражается распределение всех приходов и расходов, то общая сумма операций по объектам и постоянным затратам должна быть равна сумме всех операций по данному столбцу минус затраты на «Транзит». В противном случае соответствующая колонка на листе «Движение средств» окрасится в красный цвет.
Пример:
Вот так будет выглядеть лист «Движение средств», если вы забыли поставить наименование объекта:

Вот так будет выглядеть, если вы забыли поставить вид затраты:

При помощи такой индикации вы всегда можете увидеть, что не все обязательные признаки для корректного распределения затраты были поставлены.

Что такое «Транзит»

Если вы совершаете операцию по обналичиванию средств, то с точки зрения ваших финансов эта операция не может относиться ни к затратам, ни к доходам. Соответственно такую операцию нельзя разносить на объекты. Поэтому в таблице «Движение средств» и в объекте операции необходимо написать «Транзит» и в виде затрат.

Вы можете написать расход с расчетного счета и приход в кассу в одной строке (как показано выше) или разбить на две строки:

Смысл от этого не поменяется. Главное, чтобы стояли все необходимые признаки. А на листе «Объекты и затраты» в ячейке G2 стояло слово «Транзит».

Советы по заполнению и ведению файла.

  1. Заполняйте все ячейки по каждой операции. Пропусков быть не должно. Во-первых, это позволит сохранять больше информации по каждой операции, а во-вторых, даст вам больше возможностей для фильтрации данных.
  2. Если один платеж по банку или кассе предназначен для нескольких объектов – разбивайте платеж на необходимое количество частей.
  3. Если один из столбцов в «Движении средств» стал красным (это означает, что в столбце «Объект» или «Вид затрат» не заполнены соответствующие ячейки). Необходимо с помощью автофильтра выбрать пустые ячейки в этих столбцах.И так вы сможете отловить те строки, в которых цифры есть, а признаков для распределения не хватает.
  4. Кроме не написания необходимого признака, может быть ошибка, если вы пишете признак (объект или вид затрат) неправильно. Необходимо сверять данные по каждому объекту и каждому виду затрат.
  5. Даты в первой колонке таблицы «Движение средств» необходимо вносить вручную, но изначально там вбиты по всему столбцу ссылки на предыдущую ячейку. Это позволяет вносить дату один раз в день (поверх ссылки), а все последующие ссылки тут же отражают только что внесенную дату. Если необходимо убрать все изменения дат, то нужно просто опять скопировать ссылку на все ячейки столбца.

Где приобрести этот файл.

Его можно приобрести в нашем магазине.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *