Как составить управленческий отчет в строительстве (или другом единичном производстве)

Итак, Вы составили отчет по своему предприятию и положили перед своим руководителем три основные формы: баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств.
Если ваше предприятие производит и продает товары массовые, огромным количеством, то вашему руководителю вполне хватит общих цифр по реализации продукции, по остаткам на складе, по задолженностям основных контрагентов. То есть основные интересующие цифры он увидит в предоставленных вами отчетах (разумеется, если он умеет читать финансовую отчетность).
Если ваше предприятие производит и продает товары мелкосерийного или единичного производства, то информация в основной тройке отчетности будет для руководителя недостаточной.
Рассмотрим пример отчета для единичного производства на основе строительного предприятия. Конечно, такая фирма продает не совсем товар, но в любом случае мы имеем дело с набором уникальных объектов производства (строительства) по каждому из которых
информация будет интересовать директора предприятия.
Так вот, если мы предоставим директору строительного предприятия только три основных отчета, то в них он сможет увидеть только:
  • общую сумму реализации (выполненных объемов строительных работ подтвержденных подписанными у заказчиков актами выполненных работ),
  • общую сумму себестоимости этих работ,
  • общие суммы задолженности, общую сумму оставшихся материалов на складе
Такая подача информации никак его не устроит, так как это для строительного бизнеса совершенно не информативно.
Почему это не информативно?
Да потому что у предприятия, как правило, есть несколько объектов строительства на разных стадиях. Соответственно у каждого объекта есть свой набор характеристик, которые необходимо знать руководителю:
  • сумма договора;
  • сумма предоплат от заказчика;
  • сумма подписанных заказчиком актов выполненных работ;
  • сумма выполненных работ, не вошедших в акты (незавершенное производство);
  • материалы, купленные под объект, но не списанные в производство (склад объекта);
Так вот основная тройка отчетности такие данные не предоставляет. Вернее сказать, что все эти цифры разумеется присутствуют (кроме суммы договора), но в агрегированном состоянии и по конкретному объекту их увидеть нельзя. Соответственно, для того чтобы руководитель увидел необходимую информацию нужно делать дополнительные отчеты.
Так что же нужно?
Чтобы понять, какие нужны отчеты, нужно понимать, что хочет видеть ваш руководитель. А хочет он видеть не просто какую прибыль он получил в целом по предприятию, а какую он прибыль получил по каждому объекту отдельно, ну и общую сумму прибыли за отчетный период разумеется. Кроме прибыли, руководитель хочет виде в разрезе объектов:
  •        Незавершенное производство по видам затрат.
  •        Остатки материалов на складе объекта.
  •        Сумма подписанных актов выполненных работ.
  •        Сумма полученных от заказчика предоплат.

Чтобы показать всю эту информацию в доступной форме руководителю, необходимо сделать дополнительные отчеты:
  1.         Отчет о валовой прибыли в разрезе объектов с расшифровками.
  2.         Отчет о финансово-хозяйственном состоянии объекта.

Хочу заметить, что эти отчеты совершенно не отменяют основную тройку отчетности, они её только дополняют.
Рассмотрим эти отчеты:

1.
Отчет о валовой прибыли в разрезе
объектов с расшифровками:

Представляет собой детализацию доходной части отчета о прибылях и убытках в разрезе объектов, то есть демонстрирует: из чего же состоит доход предприятия. Повторюсь, подобная детализация имеет смысл только на единичном производстве, в массовом производстве такое просто не имеет смысла.
При составлении данного отчета необходимо помнить, что значения в строке «Итого» должны быть равны соответствующим значениям в отчете о прибылях и убытках.
 Итоговое значение в колонке «Объем выполненных работ» должно быть равно значению в строке 1 «Объем продаж».
Итоговое значение в колонке «Себестоимость выполненных работ» должно быть равно значению в строке 2 «Себестоимость проданной продукции».
Итоговое значение в колонке «Финансовый результат» должно быть равно значению в строке 3 «Валовая прибыль».
Вообще-то, строки 1 и 2 в отчете о прибылях и убытках строительного предприятия будут называться по-другому, но я здесь пишу в привязке к моим уже опубликованным отчетам, так что учитывайте это при создании собственных отчетов и помните, что бездумное копирование, есть верный путь к провалу.
Под каждую строку объекта строительства (производства) в вышеуказанном отчете прилагается расшифровка, в которой указывается акт выполненных работ, подписанный по объекту за отчетный месяц и расходы, которые были списаны в отчетном месяце под вышеуказанный акт выполненных работ.
Прошу заметить, что данная расшифровка есть информационная справка по объекту за
отчетный месяц
, а не за весь срок ведения работ на объекте и таких справок к отчету за месяц будет столько, сколько подписано актов выполненных работ за отчетный месяц.
Так что же увидит руководитель в данном отчете?
Он увидит на каких объектах в отчетном месяце была заработана прибыль, а какие объекты были убыточны (такой вариант очень даже возможен).
 Кроме того, расшифровки покажут, какие расходы (вид и сумма расхода) были списаны под закрытые акты.

2.
Отчет о финансово-хозяйственном состоянии
объекта

 
Этот отчет перекликается с расшифровками по объектам к рассмотренному выше отчету о валовой прибыли. Но все же он имеет принципиальное отличие:

Если расшифровки показывают расходы по объекту, которые были списаны по акту выполненных работ, то данный отчет показывает все произведенные расходы по данному объекту, как списанные по акту выполненных работ, так и находящиеся в незавершенном производстве.

То есть данный отчет отражает все финансово-хозяйственные события, произошедшие с данным объектом, начиная с момента подписания договора. (Хоть сумма договора – цифра не бухгалтерская, но она отражается в данном отчете).
 
Затраты, понесенные на объекте, отражаются по месяцу возникновения (кроме затрат на материалы). Материалы, купленные на объект, отражаются не по месяцу произведения затраты, а в виде общей цифры материалов на складе на момент составления отчета. В момент списания материалов со склада объекта в затраты, сумма списанных материалов появляется в таблице общих затрат объектов. До момента списания все материалы включены в сумму материалов на складе объекта.
Кроме расходов, в отчете помесячно отражаются предоплаты, полученные от заказчика, а так же подписанные акты выполненных работ.
Таким образом, в данном отчете мы видим общую картину состояния объекта на
определенную дату.

Что покажет руководителю этот отчет?
Покажет какова финансово-хозяйственная ситуация на объекте. Каждая строительная компания должна стремиться к тому, чтобы работать на деньгах заказчика. Так вот сравнив общую сумму затрат на объект с суммой полученной предоплаты руководитель увидит: есть ли ещё деньги заказчика или предприятие уже тратит на объект собственные деньги.
Так же у руководителя должны появиться вопросы, если общая сумма затрат превышает
сумму по договору. Такое положение вещей возникает в двух случаях:
1. Возникли дополнительные работы на объекте, требующие заключения дополнительного соглашения и увеличения общей суммы договора. Если это не было сделано, а дополнительные работы уже идут, то соответствующее должностное лицо должно объяснить – почему дополнительные соглашение не подписано.

2.  Ошибка в изначальной стоимости работ или увеличение стоимости работ по вине подрядчика. И в этой ситуации у руководителя тоже возникнут вопросы, на которые он потребует ответы.

В заключении хочу добавить, что вышеуказанные дополнительные отчеты являются необязательными и их форма может меняться в зависимости от требований руководителя. Ибо самое главное правило при их составлении является удобство для конечного потребителя (то есть руководителя  и/или собственника предприятия).

Все рассмотренные в данной статье отчеты вы можете сделать сами, но так же вы можете их приобрести в нашем магазине.

Если вас интересует способ ведения учета в строительстве без бухгалтерской программы, то вам рекомендую ознакомиться со статьей “Как вести учет в строительстве по объектам при помощи Excel”

Эта запись также доступна на: Английский

11 thoughts on “Как составить управленческий отчет в строительстве (или другом единичном производстве)

  1. Артем, доброго времени суток!
    Можно несколько вопросов по отчету о ФХ состоянии объекта:
    1) в разделе “Оплаты по договору” фигурирует договор №19/11/13 – это договор с подрядчиком? Потому что в заголовке отчетной формы указан другой номер договора – №25 и это, вероятно, номер договора с заказчиком, т.к. приводится его сумма (5600тыс.грн). Тогда непонятно, где в отчете отражены приходы непосредственно от заказчика. Подскажите, пожалуйста;
    2) списание материалов в себестоимость отражается в строке “Прямые материальные затраты”? А как вы определяете “момент списания”? Кто дает вам информацию и в какой форме? Сметный отдел или непосредственно строительная площадка?

    1. Нина, добрый вечер.
      1. Это все ж таки договор с Заказчиком. Я исправил.
      2. Момент списания определяется подписанным актом выполненных работ. Сумму списанных материалов дает сметный отдел.

      1. Спасибо за ответ! Можно уточнить еще несколько деталей?
        1) если момент списания материалов со склада объекта в “Прямые материальные затраты” определяется датой акта, выставленного заказчику(т.е. датой реализации), то каким образом вы отражаете в отчете по объекту движение материалов со склада объекта в монтаж, который еще не принят заказчиком(незавершенка)? В случае, когда строительство ведется, к примеру, несколько лет, акты заказчик подписывает нерегулярно, а монтаж тем не менее произведен и материалы уже не на складе, а в выполненных работах, которые еще не приняты заказчиком?
        2) что для вас является основанием для отнесения материалов на “Прямые материальные затраты” в тех периодах, когда акты заказчику не выставлялись или не были им подписаны (авг, окт., дек)?

        1. 1. Материалы не списанные в производство не перемещенные на объект, отражаются по строке: “Материалы на складе объекта на _______”. Перемещаются материалы на объект накладной на внутреннее перемещение. Пока акт выполненных работ не подписан – материалы собираются на складе объекта и списываются только непосредственно после подписания акта. Скорее всего материалы отнесенные на склад объекта уже смонтированы, но до момента подписания акта находятся на складе объекта.
          2. А это какие-то вспомогательные материалы отнесенные на объект и сразу списанные. Ну получилось так, что их списали сразу не дожидаясь подписания акта.

  2. Еще один вопрос касается подрядчиков. Приемку работ по договорам с подрядчиками и взаиморасчеты с ними вы также включаете в отчет о финансово-хозяйственном состоянии объекта или ведете отдельную отчетную форму для подрядчиков?

    1. Взаиморасчетов с подрядчиками в отчете о финансово-хозяйственном состоянии объекта нет. Ну и зачем отдельная форма для взаиморасчетов есть оборотно-сальдовая ведомость по соответствующему счету.

  3. Сколько бы хороших статей не было написано на тему управленческого учёта в строительстве (а эта статья одна из таких) ясно одно, что стандартов управленческого учёта в строительстве нет. Если упрощать, то ведут его все строительные компании в чём-то одинаково, в чём-то по-разному. То, что сметные нормативы – это просто “нужно” все понимают. Внутренние нормативы нужны без кавычек.
    Есть программы, которые позволяют вести несколько линий учёта: для заказчика, для подрядчика, для себя.
    К примеру, “АЛТИУС – Управление строительством”. Здесь по крайней мере есть управленческий учёт, а не бухгалтерский учёт по соусом управленческого.

  4. Здравствуйте еще раз. А можно мне форму отчета о финансовом состоянии объекта скинуть на почту ira070482@mail.ru. Пожалуйста , очень нужно.

  5. Доброго времени суток.
    Спасибо большое за простой, понятный и очень полезный сайт.
    Будьте добры, сбросьте эти формы отчетов на ел.почту: tekkom1@gmail.com
    Заранее большое спасибо.

  6. Здравствуйте! Если можно сбросьте пожалуйста и мне эти формы отчетов на ел.почту smith.studio@ya.ru
    Так же можете в письме рассказать об условиях составления индивидуальных таблиц.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *